Апостиль на нотаріальні документи – це спосіб підтвердити, що нотаріус, який засвідчив документ, справді мав на це право. У житті це зазвичай виглядає так: людина оформила довіреність, заяву, згоду на виїзд дитини, договір або будь-який інший документ, а коли приходить час подати його за кордон, з’ясовується, що країна його не прийме без додаткового підтвердження. І тоді виникає питання — де саме ставити апостиль, чому один документ приймають одразу, а інший потрібно переробляти.
У практиці це дуже поширена ситуація: хтось зробив довіреність і не подумав про вимоги іноземної держави; хтось отримав судове рішення й не може подати його до іншої країни; а хтось просто не знає, до якого органу звернутися. І перше, що ми робимо, — визначаємо, який документ в людини на руках і який орган має право підтвердити його справжність. Бо для нотаріальних документів процедура одна, для судових — інша, а для довідок Мін’юсту — своя.
Апостиль на довіреність
Коли мова заходить про апостиль на довіреність, люди часто думають, що нотаріуса достатньо. Але іноземні органи хочуть переконатися не в самому тексті довіреності, а в тому, що підпис нотаріуса реальний та внесений до відповідного реєстру. Саме тому довіреність потрапляє під юрисдикцію Мін’юсту, і саме там ставлять апостиль.
У кожного нотаріального документа своя історія: одні оформлені правильно з першого разу, інші доводиться переробляти, бо іноземна держава не приймає окремі формулювання. Часто трапляється так: людина зробила довіреність для Польщі чи Німеччини, приходить ставити апостиль, а їй пояснюють, що потрібен інший текст. Це не помилка людини — вимоги можуть різнитися залежно від країни.
Тому хто звертається до нас, зазвичай хоче не просто поставити апостиль, а розуміти, чи документ узагалі підходить для країни призначення.
Апостиль на судове рішення
Інша ситуація — апостиль на судове рішення. Тут процедура інша: рішення або ухвала повинні бути видані судом у належному вигляді та з усіма реквізитами. Деякі рішення суди надсилають електронно, а для апостиля обов’язково потрібен паперовий документ з мокрою печаткою. Через це виникають затримки.
Також бувають випадки, коли в людини на руках копія, а не оригінал, і апостиль на неї не поставлять. У такому разі потрібно брати повторний примірник у суді. Це звичайна практика, просто люди не завжди про це знають.
Коли документ готовий, апостиль ставить Мін’юст. І тут головне — щоб документ дійсно був таким, який визнається іноземною державою, бо інколи судові рішення потребують ще й перекладу присяжним перекладачем.
Зазвичай для апостиля документів Мін’юсту потрібні:
- оригінал документа (довіреність, заява, договір, судове рішення, довідка);
- паспорт заявника;
- заповнена заява;
- оплата адміністративного збору;
- за потреби — попереднє нотаріальне засвідчення підпису;
- переклад, якщо цього вимагає країна, куди подається документ.
Перелік може трохи змінюватися, але суть одна: документ має бути справжнім, читабельним і виданим органом, повноваження якого визнає Мін’юст.