Апостиль документів – це тема, з якою люди зазвичай стикаються несподівано: потрібно подати документи за кордон, а там їх не приймають у тому вигляді, в якому вони видані в Україні. І тоді постає питання: що з цим робити, де починати, хто взагалі має право ставити цей штамп. Часто люди приходять із пачкою документів і відчуттям повної плутанини — одні приймають, інші ні, у ЦНАПі сказали одне, у Мін’юсті інше, а десь узагалі порадили зробити переклад до апостиля. Тому перше, що робиться на консультації, — розбираємо, який саме документ у людини на руках і чому його треба підтвердити.
Причина проста: іноземна держава хоче бути впевнена, що документ не підроблений і що український орган, який його видав, справді має на це повноваження. І апостиль — це не оцінка змісту документа, а підтвердження його походження.
Що таке апостиль
Коли клієнт запитує що таке апостиль, я пояснюю без зайвої теорії. Апостиль — це штамп. Один листок, який “закриває” питання автентичності підпису на документі. Не перевіряють, чи правильні дані в свідоцтві, чи справедливо ухвалене судове рішення — перевіряють лише те, що підпис і печатка справжні, і що посадова особа мала право це підписувати.
Це важливо розуміти, щоб не створювати собі зайвих очікувань. Коли люди приносять дипломи, свідоцтва РАЦС, довідку про несудимість чи нотаріальну заяву, вони часто дивуються, чому їх відправляють у різні установи. А все через те, що кожний вид документів має свій орган для апостиля. І якщо звернутися не туди — буде відмова, навіть попри ідеально оформлений документ.
Усе залежить від того, де саме виданий документ, коли він був виготовлений і чи не потрібно спочатку зробити його повторне підтвердження.
Як поставити апостиль
Питання як поставити апостиль завжди звучить так, ніби має бути одна проста інструкція. Але на практиці порядок залежить від конкретного документа. Для одного достатньо принести оригінал і заяву, для іншого потрібно спершу пройти нотаріальне засвідчення, а інколи доводиться звертатися в архів, бо перший зразок підпису посадової особи вже недоступний.
Щоби процес не затягувався, ми зазвичай визначаємо чітку послідовність дій: який орган прийме документ, чи підійде він у тому вигляді, в якому є, чи потрібен новий витяг, чи краще одразу зробити переклад. Коли все це зрозуміло, процедура перестає бути “хаотичною” і виглядає цілком керованою.
Зазвичай людині потрібні:
- сам документ в оригіналі;
- паспорт або інший документ, який підтверджує особу;
- заповнена заява;
- оплата адмінзбору;
- переклад (якщо цього вимагає країна, куди подається документ);
- у певних випадках — нотаріальне засвідчення підпису перед поданням на апостиль.
Час виконання залежить від органу та навантаження. Деколи апостиль можна отримати швидко, а інколи доводиться чекати, особливо якщо документ потребує додаткової перевірки або був виданий давно.